La numérisation des données consiste souvent à l’intégration d’un document papier en un document numérique. Cette action regroupe de nombreux avantages tels que la conservation, le stockage et le partage de ces derniers… Tout cela de façon à ce que l’accès soit plus facile et plus rapide. De plus, cela permettra la duplication des fichiers sans en altérer leur qualité et leur fiabilité.

Pour faire face à l’avancée technologique, de nombreuses entreprises se tournent vers cette solution. En rapport à cela, deux possibilités s’ouvrent à vous. Soit, vous intégrez ce service en interne. Soit, vous faites le choix de le déléguer à un prestataire.

La numérisation de données : en quoi consiste-t-elle ?

Elle correspond à un processus de digitalisation de l’entreprise. En outre, il s’agira d’extraire, de capturer puis d’envoyer des données de manière automatisée dans les applications métiers afin de les traiter directement dessus. Par ailleurs, la saisie de données avec saisie.fr sert également dans le classement, le rangement et le catalogage des informations selon vos besoins dans une solution GED (gestion électronique de documents). Elle permet ainsi un archivage ordonné de ces dernières.

Quels sont les types de documents numérisés ?

En ce qui concerne les types de documents, ils peuvent tous être pris en charge. Majoritairement, ils peuvent être des factures, des contrats, des bulletins, des bons… De plus, il faut savoir qu’il existe aussi des fichiers déjà numérisés (audio, ticket de caisse scanné, etc.) à traiter de nouveau en d’autres formats numériques (DOC, PDF…). En effet, s’ils peuvent tous être numérisés, tout dépend maintenant des besoins de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

De nos jours, elle devient une pratique courante pour les sociétés des différents secteurs. Force est de constater que la manipulation et la gestion des documents s’avèrent être une activité chronophage et fastidieuse. De ce fait, la numérisation apportera de la facilitation dans l’administration et l’exploitation de ces données. De plus, si les documents sont imposants, le fait qu’ils soient numérisés n’impactera pas l’espace de travail ni la vitesse de traitement. La digitalisation est donc la clé pour une bonne organisation ainsi qu’un gain de temps considérable au sein de l’entreprise.

Le choix d’intégrer la saisie de données à vos services

Deux écoles existent quant à la gestion de la numérisation des données. En effet, certaines entreprises préfèrent se tourner vers une mise en place en interne du service. Cette approche apporte de nombreux avantages, mais également son lot d’inconvénients. Par rapport aux avantages, vous aurez tous les bénéfices que procure la numérisation de documents comme évoqués précédemment. Quant à son lot inconvénients, les voici :

  • la perte de temps à la réalisation de la tâche ;
  • la création d’un service dédié ;
  • l’acclimatation de l’espace de travail ;
  • la formation du personnel ;
  • la mise en place d’un parc informatique correspondant à la tache ;
  • le recrutement du nouveau personnel consacré à cette mission ;
  • la réévaluation du budget de fonctionnement.

Le choix de la déléguer à un prestataire

Comme cité auparavant, la numérisation apporte son lot d’avantages à une société. Mais en plus, l’externalisation de cette dernière s’avère tout aussi avantageuse. En outre, vous pourrez profiter de tous ses bénéfices tout en élucidant les différents problèmes auxquels vous aurez à faire face si vous décidez d’internaliser cette tâche. Par exemple, en externalisant la saisie de données, vous aurez la possibilité de concentrer vos efforts dans une activité propre à votre entreprise.

Également, tous les inconvénients de l’internalisation seront évités. Mais chaque pièce à son revers et les soucis peuvent arriver. En effet, la perte de données est monnaie courante si vous n’avez pas un prestataire de qualité capable de fournir le travail nécessaire. Aussi, s’il manque de professionnalisme, cela risque de causer de la latence dans le traitement de vos projets.

Pour terminer, peu importe la solution adoptée, elle présentera des inconvénients. Cependant, à l’ère du numérique, la numérisation de vos données est une étape incontournable si vous souhaitez évoluer de manière bénéfique dans votre secteur d’activité.