Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants assujettis à la TVA ont l’obligation de mettre aux normes leurs caisses enregistreuses. Des sanctions sévères ont été prévues par la loi en cas de non-conformité. Afin de les éviter, il est préférable de respecter les réglementations en vigueur. Voici les meilleurs conseils pour mettre aux normes une caisse enregistreuse.
Obtenir le certificat de conformité de sa caisse enregistreuse
La Loi de finances 2019 est en vigueur depuis le 31 décembre 2018. Cette loi a apporté quelques changements concernant l’usage d’une caisse enregistreuse. Afin d’éviter les sanctions prévues par la loi, il est obligatoire de se conformer aux normes qui s’appliquent. La première chose à faire est de vérifier la conformité de sa caisse enregistreuse. Bien entendu, c’est l’éditeur qui fournit le certificat de conformité du système de caisse. Pour l’obtenir, il suffit de lui envoyer une demande d’attestation individuelle. Il s’agit d’une obligation légale imposée aux TPE ainsi qu’aux commerçants assujettis à la TVA. Il est également envisageable de recourir aux services d’un organisme accrédité pour obtenir une attestation d’homologation d’un système de caisse de commerce.
Il convient de souligner que l’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire pour les commerçants français. En revanche, s’ils souhaitent en faire usage, il faudra la mettre aux normes. Un dispositif d’encaissement devrait normalement disposer d’un logiciel de caisse. Il est parfois nécessaire de le mettre à jour pour se conformer aux normes et aux réglementations en vigueur. Bien sûr, l’éditeur du logiciel doit délivrer un certificat de conformité aux commerçants. Ils pourront ainsi prouver qu’il s’agit bel et bien d’une caisse enregistreuse certifiée. Si ce n’est pas le cas, une amende de 7 500 euros par logiciel ou système non-conforme s’applique. Le commerçant concerné dispose d’un délai de 60 jours pour mettre aux normes son dispositif d’encaissement.
Installer un logiciel de caisse conforme à la nouvelle loi
En général, les caisses enregistreuses les plus modernes sont équipées d’un logiciel de caisse. Les anciens modèles, quant à eux, n’en bénéficient pas. Les commerçants utilisant ces dispositifs d’encaissement devront donc les remplacer. Autrement, ils risquent de lourdes amendes. Il faudra alors respecter les obligations fiscales en vigueur. La meilleure solution consiste à installer une caisse enregistreuse dotée d’un logiciel conforme aux spécifications établies en vertu de la loi. Heureusement qu’il est possible d’en trouver sur des sites marchands proposant des accessoires de ce genre. Il ne faut pas oublier de vérifier la date de création de la boutique visitée. Si elle existe depuis plus de 15 ans, il n’y a rien à craindre.
L’utilisation d’un logiciel de caisse conforme aux normes en vigueur est donc indispensable. Ce dernier permet de produire plus facilement les justificatifs de comptabilité du commerçant. Il pourra ainsi éviter les différentes sanctions prévues par la loi en cas de contrôle fiscal. Si le système de caisse employé par le commercial est conforme, alors, il devrait permettre d’enregistrer les données relatives aux paiements. Une fois archivées, elles sont indispensables pour les contrôles fiscaux qui peuvent parfois être imprévisibles. Afin de fournir de façon systématique des tickets de caisse, le logiciel de caisse du dispositif d’encaissement doit être mis à jour régulièrement.