Durant les périodes de pics d’activité ou en temps normal pour les gros groupes, le service de secrétariat se trouve bien débordé. Tout en s’occupant de la gestion de la permanence téléphonique, les secrétaires sont aussi amenés à réaliser les différentes tâches administratives et comptables. Dans le cas d’un petit nombre de secrétaires, voire un seul, leur quotidien deviendra pénible ! Sans compter l’obligation des autres collaborateurs d’autres services à aider ces professionnels.

La possibilité de déléguer différentes missions

Actuellement, un service de télésecrétariat est d’une grande utilité pour les sociétés de toutes les tailles et de différents secteurs d’activité. Il est souvent proposé par des structures expertes en la matière. Elles s’occupent souvent de tous les services associés au secrétariat. Elles le réalisent à distance à partir d’outils et équipements issus des dernières avancées technologiques en matière de NTIC. Elles sont habituellement constituées d’une ou plusieurs équipes de télésecrétaires compétents et bien formés.

L’intérêt à déléguer son secrétariat à des professionnels se traduit par la possibilité à confier un grand nombre de tâches en fonction des besoins de sa société. Généralement, il est possible de confier à ces experts la permanence téléphonique, surtout l’accueil téléphonique pour renforcer les liens avec les prospects et les clients. Cela aide grandement à améliorer l’image de l’entreprise commanditaire.

En plus de cela, les prestataires peuvent également s’occuper de plusieurs tâches administratives. C’est notamment le cas de l’envoi des factures, la saisie des données, l’organisation des réunions, le classement des documents, la gestion du courrier et des e-mails… De nos jours, le domaine de secrétariat à distance peut s’étendre à d’autres de secteur spécifique. De ce fait, on peut compter sur l’expertise d’un service de télésecrétariat juridique, médical et même spécialisé dans l’immobilier, du bâtiment, du cosmétique, de l’environnement…

Faire des économies et réduire les dépenses en interne

En faisant appel à un prestataire de service en télésecrétariat, une entreprise est en mesure de faire des économies conséquentes. Déjà, elle n’a pas l’obligation d’endosser les dépenses liées aux charges salariales, patronales et administratives issues du recrutement d’un personnel supplémentaire dédié. Ce sera le prestataire qui s’occupera de tout puisqu’il se charge déjà de cet aspect. Encore, elle n’a pas à investir dans l’achat de matériels sachant qu’il n’y aura pas de recrutement de nouveaux salariés. Elle pourra en effet réaliser des économies intéressantes et surtout non négligeables. L’entreprise pourra notamment consacrer la somme à d’autres activités à plus de valeur ajoutée.

Souvent, les prestations d’un spécialiste du secrétariat à distance reviennent moins chères. Le contrat est couramment fixé en fonction des besoins ponctuels ou réguliers des commanditaires. Cet aspect arrange bien les choses du côté des entreprises donneuses d’ordre. Elles pourront avoir un contrôle total sur leurs dépenses. Il n’y aura pas de mauvaises surprises comme les surplus sur leur comptabilité. La plupart du temps, les prestataires ne facturent que les tâches réalisées. C’est par exemple le cas en permanence téléphonique. Ils ne retiennent que les appels traités.

La rapidité, la simplicité et la praticité

Les professionnels qui s’engagent dans la réalisation des tâches associées à un service de secrétariat à distance disposent d’un savoir-faire particulier et d’une expérience significative dans le domaine. Ce qui leur permet d’ailleurs d’exécuter les tâches dans les meilleurs délais sans bâcler la qualité. Cet aspect mène réellement vers une atteinte certaine des objectifs de l’entreprise.

Collaborer avec un prestataire en télésecrétariat est un gage de simplicité. Les commanditaires n’auront pas besoin de recruter. Ce qui facilite réellement sa mise en place pour répondre aux besoins des donneurs d’ordres. D’autant plus que les prestations sont très souples. Il est en effet possible de confier les missions d’une manière ponctuelle ou régulière. Cette solution est aussi intéressante au moment des pics d’activité durant lequel le débordement est au rendez-vous en interne. Faire appel à une entreprise spécialisée en permanence téléphonique et en télésecrétariat est un atout indéniable menant vers une bonne organisation d’une structure en particulier.